Odc. 65. Geometria nauką sprzyjającą zarządzaniu.

TRY/PLET/LEMAT, to dodatkowe dwa dylematy do rozwiązania.

 

“Sztuka życia polega mniej na eliminowaniu naszych problemów, a bardziej na rozwijaniu się dzięki nim.”
Bernard Baruch

 

Kiedy zaczynam pisać, tworzyć nowy projekt, a każdy kto zetknął się z jakąkolwiek metodyką zarządzania projektami wie, że są trzy główne determinanty czyli ograniczenia na nowe działanie: czas, kasa czyli budżet i jakość. W badaniach literaturowych znalazłem  dodatkowo:  zakres działań i zasoby, ale aby „nie zaciemniać”-pomijam je w dalszej części opracowania. Ograniczenia te składają się w tzw.: trójkąt ograniczeń, który ma taką główną determinantę, że połączenia pomiędzy poszczególnymi elementami są jednoznaczne i konieczne, a jeśli Chcesz zmienić jeden z elementów to powinieneś, musisz zmienić pozostałe, w przeciwnym razie nie osiągniesz nigdy punktu środkowego.  Inaczej rzecz ujmując, jeśli dokładnie w tym samym czasie i budżecie zwiększymy zakres projektu, to będziemy mieć problemy, żeby go w ogóle zrealizować.  Uważam, że owy trójkąt ograniczeń jest podstawową zasadą zarządzania projektami a dla Was dodatkowo może być wzorcem postępowań w organizacji przedsięwzięć rodzinnych czy prywatnych. Jestem wręcz pewien, że zarządzanie każdą sytuacją lub problemem polega na utrzymaniu trójkąta ograniczeń w swoistej równowadze. A to drodzy czytelnicy bywa niestety czasem trudne, skomplikowane i może być w ogóle niewykonalne. Skonfigurowanie trójkąta ograniczeń może być bardzo dowolne. W literaturze spotkałem się z: czasem, budżetem i zakresem na bokach trójkąta i jakością w środku, z jakością na boku i zakresem w środku, z zakresem na boku i budżetem w środku… Tak naprawdę ważna jest „pewność połączeń” i odpowiednia interpretacja zależności pomiędzy parametrami budującymi trójkąt. 

/ Tutaj wstaw rysunek  Trójkąta (szbko, dobrze, tanio) ilustrujący niniejsze opracowanie/.

Trójkątem ograniczeń nie da się manipulować ni go oszukać. Ja przynajmniej tego nie potrafię. Na etapie przygotowania projektu, po analizie jego celów (Pamiętacie- przedstawiłem tzw. „drzewo celów” w jednym z poprzednich odcinków), główny beneficjent biznesowy projektu (ten co najwięcej zyskuje i wkłada najwięcej kasy a więc najwięcej ryzykuje), powinien podjąć strategiczną decyzję dotyczą wyboru kluczowego parametru. ( Czyli ustalić co ma być głównym celem: ma być dobrze, czy tanio, czy szybko?). Parametr wybrany przez Niego/Was, raz na zawsze i do końca będzie wartością ustaloną, nie podlegającą negocjacjom podczas realizacji projektu. Zaś oba pozostałe parametry mogą być jedynie optymalizowane i ze względu na „sztywność”, niezmienność połączeń w trójkącie ograniczeń, mogą co najwyżej zmieniać się w określonych granicach, czyli mogą podlegać negocjacjom. Decyzja ta będzie rzutować na całe dalsze zarządzanie operacyjne projektem przez szefa projektu.  Tak jak pisałem wcześniej, często będzie Wam trudno jednoznacznie wskazać, który parametr powinien być ustalony. Na moich szkoleniach realizuję studium przypadku, w którym projekt dotyczy stworzenia prototypu urządzenia pomiarowego i wypromowania go na targach branżowych. Idealnym przykładem na jednoznaczność wyboru „parametru sztywnego”czyli wartości najważniejszej  jest projekt będący wynikiem przetargu, w którym 100% kryterium wyboru stanowi cena złożona prze oferenta, (praktycznie każdy projekt składany do jgu / jednostka gospodarki uspołecznionej czyli jednostka skarbu państwa czy gminy/ czy w przetargu publicznym . W tym wypadku budżet projektu stanowi wartość optymalizowaną, gdyż przetarg wygrywa oferent przedstawiający najniższą cenę, przy zwykle ustalonym zakresie i czasie. Co również napisałem powyżej, trójkąt ograniczeń jest fundamentalną zasadą prowadzenia projektu. Nie da się jej obejść, oszukać bądź nagiąć. Będzie obowiązywał w każdym projekcie niezależnie od stosowanego metodyki, technik, podejścia. Będzie wpływał na sposób planowania, zarządzania ryzykiem, zarządzania jakością. Będzie stanowił o sukcesie bądź porażce projektu./*

Kolejną, bezwzględną zasadą w TRYLEMACIE, jest eliminowanie się dylematów parami – wybór każdej z par wyklucza trzecią możliwość.  Zatem np.: .. jeśli chcemy mieć coś bardzo dobrego i bardzo szybko, nie możemy liczyć na oszczędności. Jeśli nie chcemy zbytnio podwyższać kosztów, a chcemy mieć spodziewaną jakość, musimy zapomnieć o ekspresowym wykonaniu. No i skupianie się na szybkości i taniości oznacza pogodzenie się z niższą jakością. Często więc ów model jest nazywany: „trylematem – wybierz dwa”. Właśnie w tych parach tkwi główna siła, sens i jądro całego układu. Gdyby elementy wykluczały się wzajemnie, pozostalibyśmy dalej z dylematem, co jest najważniejsze w naszym projekcie, (…bo wtedy byłoby jak w przysłowiu:, ..”że, babka wróży na troje”..), a więc byłoby nam jeszcze trudniej. Wybór pary musi Wam pomóc podjąć decyzję, który z elementów jesteście w stanie  w danym momencie poświęcić, wiedząc, że wszystkie trzy warunki jednocześnie nie mogą być spełnione!!!  Nie możemy maksymalizować w danym momencie wszystkich parametrów, jednak możemy optymalizować rozwiązania, wybierając dwa spośród nich. Jest to układ żelazny i prosty, by wyeliminować zbędne i paraliżujące didaskalia (zbędne dyskusje  o mniej istotnych drobiazgach), ale jednocześnie na tyle złożony, by wykluczyć patową zależność 50/50. Zgodzisz się, że w trójkącie nigdy nie ma zależności 50 na 50, gdzie nastąpi pat, bo co najwyżej może być 3 x 33 (w okresie) i wtedy szala zawsze przechyli się w którąś ze stron i musi posunąć projekt ów do przodu.

                Wiem, wiem, ze to trochę skomplikowane, podam więc przykłady, które znalazłem w literaturze tematu lub własnych przypadkach. To tak jak z „kwadraturą pudełka”. W takiej figurze jak kwadrat czy „idealnie równe” pudełko obraz jest dla Ciebie jasny, ale nie wskazuje, w którą stronę Masz pójść. Jasno i wyraźnie pokazuje Ci jak wygląda Twoja sytuacja, ale nie wskazuje Ci co Masz dalej robić i jak działać. Daje wybór, ale nie mówi, jak go dokonać, pozostawiając Ciebie w klasycznym dylemacie. Dwa to za mało. Dlatego Masz często dualizm, który prowadzi do paraliżu decyzyjnego i analitycznego. Czyli nie jako Zostajesz zamknięty w kwadracie jak w pudełku. Żebyś więc uzyskał jakąś dynamikę, dostał „kopa”, trzeba Ci tą równowagą zachwiać, ale tak by nie za bardzo skomplikować. Do tego właśnie najlepsze są „trójkąty decyzyjne” . Takie jak opisane powyżej. Cała sztuka polega na dobraniu tego trzeciego elementu, który w parze z każdym z podanych dwóch będzie wykluczał ten trzeci. Może kilka przykładów, oprócz może tego, który narzuca się Wam penie najbardziej, a na pewno zawsze wstrząsa każdym układem- hhiii. Najlepsze są oczywiście te prościutkie przykłady a dotyczące Waszych życiowych wyborów czy dylematów – wtedy wyraźnie widzimy ich logikę i sens:

1/. Typowym trylematem każdego dbającego o dietetyczne jedzenie jest, by było ono: tanie – zdrowe i smaczne, prawda?

2/. Trylematem maturzysty czy studenta jest ostatecznie: zdać egzamin – wyspać się a przy tym mieć bujne życie towarzyskie!

3/. Typowym trylematem biznesmena- menedżera: jest mieć doskonały PR (public relation) – być pracowitym ale osiągnąć sukces i prestiż.

4/. Zaś trylematem Twojego pracownika będzie zawsze: wykonać pracę szybko – dokładnie (i oby tak było) i mieć jeszcze kupę czasu na przyjemności i rozrywkę.

5/. Ponieważ jesteśmy na etapie spędzania wakacji, to na koniec typowy trylemat turysty, by spędzić wczasy:  atrakcyjnie i superancko, oczywiście tanio a na pewno wygodnie. Czyż nie? A ponieważ jest to jednak poradnik biznesowy, to oczywiście poniżej przedstawiam Wam typowy trylemat w tej dziedzinie, szczególnie w dobie spowolnienia gospodarczego: jak czynić by osiągać mieć dużą rentowność i zyski,  wykonać niezbędne cięcia i oszczędności, aby w efekcie osiągnąć rozwój i innowacyjność. Albo jak Mam zwiększyć udział w rynku, utrzymać ścieżkę rozwoju i wzrostu, dokonując jednak niezbędnych cięć i oszczędności. Mam nadzieję, że w miarę przystępnie udało mi się przedstawić istotę „trylematycznego trójkąta”?  Na tyle wyraźnie, aby każdy z Was mógł teraz szybciutko przełożyć to na swoje problemy i dylematy. Jeśli nie to ZAPRASZAM do mnie. Jak zwykle jestem do dyspozycji, acz po urlopie. I kończąc logiczna konstatacja, że owe „trójkątne zarządzanie” może być nieocenione w bardzo wielu dziedzinach. Typowym i niepodważalnym przykładem jest przykład z dziedziny nauki jakim jest geodezja. To tam służą one do pomiaru powierzchni (mimo że wyraża się ją w jednostkach kwadratowych) i właściwie dopiero wynalezienie triangulacji umożliwiło ponad czterysta lat temu dokonywanie dokładnych i wiarygodnych pomiarów, i to z dokładnością porównywalną do współcześnie możliwych z użyciem urządzeń GPS.  A etraz przy okazji zbliżających się wyborów zwróćcie uwagę na mówców i polityków jak przekazują Nam informację w układzie trójkowym, która jest łatwiejsza do zapamiętywania (chyba, ze kłamią, co może zdarzać się częściej) i bardziej przemawia do wyobraźni. Tego nauczył mnie już dawno Churchil (oczywiście nie kłamania-hhiii) a wspaniałych wystapień zgodnie z powiedzeniem, że w wystapieniu musi wystąpić symbolicznie : krew, pot i łzy. Oczywiście znacznie częściej spotkacie ta formułę w reklamach czy zwiastunach filmowych, które mają nas skłonić do określonych zachowań (patrz odcinek mój o manipulacji). Tak więc trójkąt potęgą jest i basta. To właśnie i w ten sposób robią linoskoczkowie, którzy poruszają się po linie nie dzięki ciągłemu łapaniu równowagi, ale dzięki kontrolowaniu stanu nierównowagi przez stałe balansowanie. Podobnie rzecz się ma, kiedy wsuwamy podkładkę pod jedną nogę kwadratowego stołu, żeby się nie bujał. A czy Widziałeś kiedyś podkładkę pod trójnogiem? Tak więc, Abyś rozwiązywał swoje problemy Powinieneś budować wszystko w oparciu o geometrię trójkątów. A ponieważ trójkąt wbrew pozorom to tylko połowa kwadratu, Masz więc rozwiązanie przynajmniej połowy problemu.