Budowanie zespołu i efekt synergii.

..”Efekt pracy współpracujących ze sobą osób jest większy niż suma efektów wytworzonych przez każdą z nich, gdyby działały osobno. Aby zespół działał efektywnie, każdy musi pełnić inną rolę”.

Praca zespołowa wymaga całkiem innych umiejętności, niż działalność gospodarcza na własny rachunek lub kontrakt menedżerski czy praca na samodzielnym stanowisku. Z jednej strony stawia nowe wyzwania przed zasobami ludzkimi Twojego przedsiębiorstwa, którzy to wspólnie powinni osiągać wyznaczone zadania i cele, a z drugiej zmuszają menedżerów do aktywnego uczestniczenia w pracach podległej mu jednostki i ciągłą kontrolę efektywności pracy całego zespołu.

Praca zespołowa opiera się na tzw. efekcie synergii, czyli idei, iż efekt pracy kilku ściśle współpracujących ze sobą pracowników jest większy, niż suma efektów wytworzonych przez każdą z osób działających osobno.

Z tego też powodu Powinieneś więcej prowadzić działań na rzecz lepszej integracji swojego personelu i pracowników. W przypadku, gdy w firmie Realizujesz różne i często niezależne projekty, np. kampanie promocyjne, wprowadzanie nowego produktu na rynek,  szkolenia dla firm czy imprezy cateringowe, wówczas dobór personelu do zespołu i ich komunikacja oraz  integracja staje się kluczowym problemem managera projektu oraz „bezawaryjnej” realizacji.

Oczywistą rzeczą jest, że budowa zespołu w Twojej firmie rozpoczynać się się powinna od etapu jego formowania. W przypadku zespołów projektowych jest to zwykle dobór członków – specjalistów zależnie od typu zadania, które ten zespół będzie musiał wykonać. Jeśli natomiast Ty Stawiasz sobie za cel lepsze zgranie i skomunikowanie już istniejącej grupy podległego Ci personelu, to Powinieneś „Zważyć”, w jakim stopniu:

§  cele indywidualne każdego z członków są zbieżne z celami zespołu jako całości; w większości przypadków wystarczy zbudowanie prostego kwestionariusza wywiadu lub anonimowego arkusza z pytaniami dotyczącymi celów pracownika na następny okres, np.: 3 czy 5 lat oraz powiązania ich z pracą w Twojej firmie; ważne, by pytania były tak zbudowane, (pytania otwarte) by nie sugerowały "jednej, słusznej"  odpowiedzi i dawały pracownikowi duże pole do indywidualnej, kreatywnej wypowiedzi,

§  system premiowy i motywacyjny w Twojej firmie (premie, wynagrodzenia, gadżety, a także np. różnice w dodatkach  i nadawanych tytułach zawodowych) odpowiada potrzebom Twojego personelu.

Badając Twój system motywacyjny funkcjonujący w stworzonym przez Ciebie firmowym zespole powinno się wyjść od określenia poziomu zaspokojenia poszczególnych ambicji i potrzeb wynikających z hierarchii Maslowa (fizjologicznych, bezpieczeństwa, przynależności i przyjaźni, szacunku oraz samorealizacji).

Wysokość płacy w danym momencie nie zawsze, właściwie nigdy nie musi być dla pracownika najważniejszym bodźcem do efektywnej pracy. Następnie warto rozpisać możliwości i  szanse awansu i rozwoju, a w końcu o to, jak każdy Twój pracownik ocenia możliwość zaspokojenia swoich aspiracji i potrzeb poprzez pracę w firmie.

Na etapie formowania zespołu Powinieneś wiedzieć, że aby Twój zespół sprawnie radził sobie z zadaniami, musi się składać z osób pełniących różne role zespołowe. Powinien tam być na pewno pomysłodawca. Taki człowiek opiera się głównie na wyobraźni i niestandardowemu podejściu do problemu. To ona wysuwa nowe, czasami zupełnie „kosmiczne” pomysły, jest indywidualistą i niezbyt liczy się ze zdaniem co bardziej praktycznych członków zespołu. (Exactly like Me). Nie wolno mu/mi jednak zabronić tworzyć, „filozofować”, bo choć nigdy nie doprowadza pomysłu do końca, jest efektywnym generatorem nowych pomysłów. Bez jego otwartego umysłu nie miałaby zajęcia osoba zajmująca się rozwijanie pozornie trudnych do wykonania idei, czyli kolejny członek zespołu - projektant. Prawie zawsze konieczny i poszukiwany przez właścicieli i managerów. Analizuje wszystkie problemy, proponuje modyfikacje i usprawnienia, szuka nowych dróg do celu i optymalizuje. Z pomysłodawcą i projektantem dobrze by współpracował kontroler. Choć te osoby różnią się pomysłami, kontroler jest po to, by zespół nie zaczął wdrażać projektów niedoskonałych, źle zbudowanych. Kontroler często nie będzie lubiany przez Ciebie i innych, ponieważ wydaje się, że swoimi krytycznymi uwagami i wynajdowaniem problemów przeszkadza i rzuca  kłody pod nogi całemu zespołowi. Żeby jednak kolejny człon zespołu – praktyczny realizator – mógł zacząć działać, uwagi kontrolera są niezbędne. Praktyczny realizator to doskonały i praktyczny wykonawca, który jednak nigdy sam nie wiele wnosi do projektu. Jeśli zadanie jest specyficzne i trudne, Powinieneś zadbać, by praktycznych realizatorów było w zespole jak najwięcej. To oni ciągną robotę do przodu, bez sprzeciwów i zbędnych dygresji czy dywagacji. Kolejna ważna rola zespołowa to perfekcjonista – jeśli praktycznym realizatorom nie starcza sil na szczegóły, on jest niezastąpiony. Potrafi wyszukać najmniejszy błąd w kodzie programu komputerowego albo zadbać o trudno dostępne informacje o klientach czy liczbach i danych. Ostatni, szósty członek zespołu to dusza zespołu (szef kulturalno-rozrywkowy)). Bez niego zespół byłby tylko dobrze skonstruowaną maszyną, której części nie mogą się poruszać. Dusza drużyny powoduje, że jego personel spotyka się poza miejscem pracy, wspólnie obchodzą imieniny i balują. Jego rola to także łagodzenie konfliktów i zapewnienie pozytywnej atmosfery w czasie pracy.

W kolejnej fazie Twoim głównym zadaniem będzie złagodzenie konfliktów które wynikają z odpowiedzialności za efekty pracy i podjęte decyzje. Musisz również dbać o motywację poszczególnych członków zespołu. Jeśli nie mają oni konieczności  współpracy, to część z nich może szybko stracić motywację i tak jak w przypadku np.: nauki języka obcego – zwykle po początkowym entuzjazmie pojawi się pesymizm i auto rezygnacja z dalszej pracy.

Trzecim etapem budowania zespołu jest wypracowanie wspólnych norm i wartości postępowania. Dopiero wówczas zespół może funkcjonować efektywnie. Często jednak problem tkwił będzie w tym, że Będzie Ci trudno ten etap rozpoznać, a czas, jak musi upłynąć od powołania zespołu do osiągnięcia przez niego najlepszych efektów jest też trudny do oszacowania. Od Twojego doświadczenia będzie zależało, kiedy ten czas nastąpi.

Zespół, jak wszystko, kończy kiedyś swoje życie. I choć nie dzieje się to dosłownie – osoby go tworzące dalej pracują razem – to po pewnym czasie efektywność pracy zaczyna spadać, konflikty nasilają się, a rotacja pracowników powoduje, że tworzenie zespołu Musisz zacząć od nowa. Tak naprawdę nie określę Ci dokładnego terminu, kiedy to się stanie, ale na pewno to się stanie.

Dwa skrajne do siebie przykłady pracy zespołowej to Japonia i USA. W Japonii średni czas życia zespołów jest zazwyczaj długi, natomiast personel amerykańskich firm często kilka razy do roku dostosowuje się do nowych ról w zespole. Obojętnie jednak jaki jest kraj pochodzenia firmy, efekt pracy zespołowej (synergiczny) jest wart tych zmian.