Zasada Pareto.

Lwia część mikro i małych biznesów boryka się z nieustannym brakiem czasu. Złodzieje czasu: natłok zdarzeń, setki telefonów, i „pożarów” które trzeba gasić, wszechobecnej biurokracji itp. powoduje, że często trudno skupić się na podstawowej działalności, która to de facto generuje większość dochodów firmy. Wykorzystanie zasady Pareto może Ci pomóc podjąć decyzję na czym się skupić, a co odrzucić.

Zasada Pareto, zwana również 80/20, pochodzi od nazwiska ekonomisty Vilfredo Pareto, który żył na przełomie XIX i XX wieku. W swoich badaniach nad rozkładem bogactwa w społeczeństwie odkrył on, że ok. 80% gruntu we Włoszech jest posiadane przez zaledwie 20% obywateli. Idąc dalej Pareto zauważał, że podobne zależności występują również w innych dziedzinach. Od tamtego czasu zasada Pareto została zaobserwowana w tak wielu sytuacjach, że uogólniono ją do stwierdzenia, że:   80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn!!!!

Zasadę tą szczególne polecam w prowadzeniu biznesu ale i w zyciu codziennym. Na przykład: wiele przedsiębiorstw zauważa, że:

·         20% klientów generuje 80% przychodów,

·         20% zadań zabiera pracownikom 80% czasu,

·         20% sprzedawców generuje 80% przychodów,

·         20% materiału zajmuje 80% powierzchni magazynu, itp.

Zasada Pareto nie jest remedium na wszystko i wszechobecna, jest jednak na tyle często sprawdzalna, że warto brać ją pod uwagę prowadząc swój biznes. Zasada ta nie działa zawsze idealnie, ale zawsze mniej więcej w podobnej proporcji. Ogólnym jej podsumowaniem jest jednak to, że mała część ze wszystkich przyczyn jest odpowiedzialna za większą część ostatecznego rezultatu.

Jak zatem odnieść zasadę Pareto do własnej firmy?

Wprawdzie zasady Pareto nie można wykorzystać jako ostatecznej i jedynej strategii, pozwala ona jednak na dokonanie wielu ciekawych spostrzeżeń i może prowadzić do kluczowych wniosków. Obserwując własny biznes warto poszukiwać przejawów zasady 80/20 i wykorzystywać możliwości, które ona ze sobą niesie, np.:

·         Czy jesteś w stanie wskazać czynniki kluczowe dla realizacji strategicznych celów Twojej firmy? Często okazuje się, że nie więcej niż 20% z ogółu Twoich działań ma aż 80% wpływu na jego rezultaty. To są właśnie czynniki sukcesu Twego przedsiębiorstwa. Na nich przede wszystkim powinna skupiać się więc cała uwaga managementu i wokół nich powinna być tworzona strategia. Wszystkie pozostałe aspekty są mniej istotne, i chociaż często niezbędne do działania, powinny być realizowane w taki sposób, aby angażować jak najmniej zasobów i uwagi.

a/. W wielu przedsiębiorstwach 20% klientów generuje 80% przychodów firmy. Warto w takim przypadku zastanowić się nad następującymi sprawami:

ü  Czy opłaca nam się utrzymywać relacje ze wszystkimi klientami z pozostałych 80%, czy może niektórzy z  

                                 nich zabierają zbyt wiele uwagi firmy w stosunku do przychodów jakie generują?

ü  Czy możemy zdobyć więcej właśnie takich klientów?

ü  Które kanały reklamowe docierają do takich klientów? Czy warto utrzymywać pozostałe?

ü  Czy możemy sprawić, aby pozostali klienci dorównali im zamówieniami?

ü  Co odróżnia tych klientów od pozostałych?

b/. Jeżeli 80% czasu pracowników jest zużywane na 20% czynności, warto przemyśleć:

ü  Czy nie da się tych właśnie czynności usprawnić, uprościć lub przyspieszyć?

ü  Może warto część z nich zlecić na zewnątrz (outsourcować)?

c/. Jeśli 20% sprzedawców generuje 80% przychodów to:

ü  Czego inni powinni się od nich nauczyć, aby poprawić swoje wyniki?

ü  Czy potrzebujemy wszystkich pozostałych sprzedawców?

d/. Jeśli 20% komponentów produktu lub usługi generuje 80% kosztu, szukanie oszczędności w tych 20% da najlepsze rezultaty.

e/. Warto zwrócić również uwagę na reklamę - często 20% wydatków na reklamę generuje 80% rezultatu. W takim wypadku należy zadać sobie pytanie, czy pozostałe 80% środków nie może być lepiej wykorzystane.

f/. Z punktu widzenia pojedynczego menedżera - 20% czasu pracy poświęcane jest na zadania generujące 80% rezultatów. Pozostała część spędzana jest na znacznie mniej produktywnych zajęciach. Opłacalne jest przeprowadzanie analiz realizowanych zadań i eliminowanie lub oddelegowanie zbędnych. Powyższe przykłady to tylko pewien fragmentaryczny obraz efektów, które według mnie skłaniają do stosowania analizy 80/20. Jej największą zaletą jest zmuszenie Was, menedżerów do bieżącego analizowania zależności przyczynowo skutkowych w Waszych firmach. Wymaga ona zadawania szczegółowych pytań na temat tego, co dokładnie wpływa na osiągane przez Wasze firmy rezultaty.

Zasada Pareto, nie jest z pewnością receptą na wszelkie „zło” ale bardzo często ułatwia „odsianie ziarna od plew" i skupienie się na tym, co naprawdę ma sens i daje wymierne rezultaty oraz odrzucenie tego, co zabiera czas i odwraca uwagę od czynników sukcesu kluczowych dla przedsiębiorstwa. Jeśli chcecie wyrafinowanej konsultacji w swoich firmach i optymalizowanie w nich wszelkich procesów to ZAPRASZAM do mnie: jak zwykle i jak zawsze.