Nie marnuj mojego czasu a zaoszczędzisz swój.

„Nigdy nie rezygnuj z celu tylko dlatego,że osiągnięcie go wymaga długiego czasu. Czas i tak upłynie”.

H. Jackson Brown.

To absolutne przekleństwo dzisiejszego biznesu i przedsiębiorczości. Na co dzień jesteśmy zbyt zajęci, by ten czas dodatkowo marnować. Nasz każdy dzień, to od poranka, cały szereg gęsto poukładanych w czasie i  poumawianych spotkań oraz zaprogramowanych zadań. Grzecznie by było, skoro już istniejemy w sieci, odpowiedzieć na wszystkie „posty”, e-maile czy dyskusje polemiczne np. na „fejsie”. Zdarza się Wam, jak i mnie, że na e-maile odpisujemy już nocą? Ja, szanując wszystkich moich interlokutorów (dyskutantów, rozmówców) chyba jestem znany z tego, że zawsze odpisuję na wiadomości i nie ukrywam, że czasami pochłania mi to kilka godzin dziennie). Dlatego też ludzie, którzy marnują mój czy Wasz czas, mogą stać się swoistym przekleństwem, bo nas ograniczają, rujnują nasz plan a przy okazji zwyczajnie „wkurzają” i irytują. Nie ma jak się przed tym obronić a na pewno nie można przed tym uciec, zwłaszcza kiedy taki „kleszcz” to np. nasz członek rodziny, szef lub przełożony albo ukochana teściowa z problemem niecierpiącym zwłoki. Nie ma na to innej rady jak po prostu nad tym zapanować czyli umiejętnie zarządzać. Musisz odzyskać pełną  kontrolę nad własnym czasem i „fotografią dnia” pracy i życia. Żeby zaś zapanować nad czasem Powinieneś określić swoje preferowane kanały, metody komunikacji. Można, w sposób jednoznaczny np. unikać rozmów telefonicznych (podstawowy „złodziej czasu”). Każdy z Was ma zapewne swoja ulubioną formę komunikacji.  Osobiście oprócz telefonu, dodatkowo prawie zawsze i używam poczty elektronicznej, a na  pewno w kwestiach doradczych, informacyjnych czy biznesowych. Dlaczego? Ponieważ mogę zawsze odpisać i to na każdy problem, zawsze wtedy, kiedy mam na to wystarczający czas, i wtedy zawsze robię to niezawodnie i w miarę szybko. Ale o takiej preferencji w komunikowaniu się staram się zawsze powiadomić maksymalna liczbę moich „komunikantów”. Zgodzicie się, ze komunikowanie się przez „neta” ma jeden doskonały walor. Nie ma aż tylu bezpośrednich emocji i jesteśmy „bezpieczni” w sensie fizycznym. Jeśli już masz się z kimś komunikować to poproś o wcześniejsze przesłanie Ci planu spotkania lub konwersacji. Większość „zawalonego” i marnotrawionego czasu w w Twojej Firmie to bezsensowne i bardzo „rozdmuchane” i rozwlekłe spotkania. Przy takim dictum idealnie by było, nim Przystąpisz do narady czy spotkania  Poproś o przedstawienie jego skryptu, planu. Po co? Ano by wiedzieć, czy Twój udział będzie miał sens i coś wniesie do dyskusji i wnioskowania. Kiedy ktoś, klient proponuje mi spotkanie w celu doradczym, proszę zawsze o plan spotkania, włącznie z miejscem, a na pewno z tezami i główną problematyką. Niech to stanie się modelowym działaniem - przygotowywanie planu dla wszystkich Waszych spotkań biznesowych, w których Chcesz brać udział. Ustal wraz ze mną, od dzisiaj te najlepsze praktyki, sposoby, które przyspieszą i optymalizują oraz jasno określają, jakiego rodzaju decyzje należy podejmować poprzez odbycie zebrania, spotkania. Ewidentnie ważnym jest Byś  sprawdził listę uczestników i ich cechy charakterystyczne. Każde spotkanie może stać się bezowocne również wtedy, kiedy Zaprosisz  na nie zupełnie „niepotrzebnych” i przypadkowych ludzi. Ludzi, którzy na ten czas i problem są pozbawieni kompetencji decyzyjnych, którzy nie mają wpływu na rozwój sytuacji lub rozwiązanie problemu. Pamiętaj, żeby przy podobnych rozmowach, zadać sobie dwa kluczowe pytania. Czy musisz w nich uczestniczyć, być i czy Twoje uczestnictwo będzie coś wnosiło, tworzyło wartość dodana? A po drugie, czy w owym spotkaniu pozostali uczestnicy są „sensowni” i powinni w tym uczestniczyć? Może to nie jest do końca eleganckie ale ja prawie zawsze zmuszam innych, pozostałych uczestników komunikacji, by się przygotowali. Zawsze i do końca mam takie oczekiwanie, że na negocjacje, rozmowy, spotkanie ze mną wszyscy pozostali przyjdą również przygotowani. Sami wiecie, ze zaskakująco często dzieje się raczej odwrotnie. Znam przypadki, gdzie moi rozmówcy sami organizowali spotkania, a byli totalnie nieprzygotowani i zmarnowali nasz czas, absorbując nas najprostszymi problemami i rzeczami, które mogliby sami rozwiązać np. przez internet. Oczywiście, każda próba optymalizowania naszego czasu może budzić opór i spodziewajmy się negatywnych reakcji na działania zmierzające do tej optymalizacji. Idealnie by było, aby wszystkim i jednakowo oraz maksymalnie zależało na wzajemnym poszanowaniu  czasu. I na koniec, zasada która wpajam moim studentom i „młodym klientom”, żeby tak się przygotować do prezentacji biznesowej czy ogólnie –problemowej, aby móc przedstawić i przekonać potencjalnego inwestora w sposób: kompletny, z celami i korzyściami, jadąc w windzie między parterem a 4-ym piętrem- i to na pewno wystarczy i bedzie OK..

Polecam, Dr inż. Andrzej Sułkowski