„Wypchnąć” na zewnątrz, żeby optymalizować to właśnie istota outsourcingu

"Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, to nie ma sensu,

 żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej".
Henry Ford.

Outsourcing, nazwa z języka angielskiego, określa skrót od słów: outside-resource-using. Znaczy ona prawie dosłownie: korzystanie z zasilania zewnętrznymi źródłami lub na „zewnątrz”. Outsourcing zatem to przekazywanie Twoich zadań, projektów, funkcji i procesów do realizacji firmom zewnętrznym. Jeśli Chcesz zdecydować się na profesjonalną współpracę z kwalifikowanym, zewnętrznym wykonawcą usług,  Powinieneś bardzo starannie i dokładnie sprawdzić, przekonać się czy może on zapewnić działania na należytym poziomie. Uważam za oczywiste, że ów powinien być wysokiej klasy specjalistą w realizowaniu projektów z dziedziny, którą Chcesz mu powierzyć do realizacji. Powoli ale coraz powszechniej tworzy się, w zależności od wiedzy, środków i priorytetów, system organizacyjny podejmujący się w sposób „najemny” wykonania zadań za Ciebie. Obejmuje on firmy z coraz większym obszarem działań i w coraz wszechstronniejszej formie outsourcingu. Masz zatem do wyboru outsourcing całkowity czyli pełny lub wybrany czyli selektywny. Co oczywiste, w pierwszym przypadku Zawierasz umowę na kompleksową realizację usług przez zewnętrznego „outsourcera”, a w drugim - Dokonuje selekcji, wyboru, jakie obszary Chcesz w swej firmie zagospodarować . Ta wszechstronna możliwość selekcji odpowiednich przestrzeni Twojej działalności pozwala na optymalizowanie realizowanych usług do aktualnych potrzeb Twojej firmy i jest w efekcie bardziej opłacalne. Wtedy zapewne Wybierzesz kilku wykonawców zewnętrznych. Taka długofalowa współpraca w zakresie wykonawstwa ważnych funkcji w Twojej firmie, co oczywiste, służy zwiększaniu wartości, jaką Twoja firma posiada na rynku lub zwiększeniu jej udziału w rynku docelowym. Zlecanie na zewnątrz pozwala Twojej firmie  skupić się na realizacji celów strategicznych oraz realizowaniu założonej strategii rozwoju lub misji. Podstawę przy wyborze dziedzin, które chcemy i możemy "outsourcować", stanowi precyzyjne określenie, zdefiniowanie tzw. core business, czyli głównych celów i modelu biznesowego. Musisz też odpowiedzieć sobie na pytanie, w czym tkwi największa wartość Twojej firmy? Powinieneś pamiętać o tym, że silne strony - w znaczeniu strategicznym (w metodologii analizy SWOT- przyp. autora) - muszą pozostać w firmie. Nie należy, wręcz nie wolno ich zlecać w cudze ręce. Oczywiście Możesz zlecić outsourcing na funkcje pomocnicze dla głównych i strategicznych, np.: finanse, kadry, PR czy inne. Optymalnie jest Ci zlecić proste zlecenia i uboczne - takie jak: sprzątanie, dozór czy catering – tu umowa i zlecenie ich firmie zewnętrznej jest łatwa do podjęcia.                                             Twierdzę, że outsourcing ma różnorakie oblicza - począwszy od prostych projektów, usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów i po prostu upraszczających Twoją działalność biznesową, a skończywszy na skomplikowanych rozwiązaniach organizacyjnych lub projektach, gdzie powstają sieciowe i szeroko działające  organizacje typu wirtualnego czy „zmontujesz” współpracę strategiczną z nową i większą grupą firm lub przekształcić się to w klaster. Zwracam uwagę, że nie Powinieneś outsourcingu porównywać lub utożsamiać z umową typu: dzieło czy zlecenie.     Zauważ, że w przeciwieństwie do tego typu umów, outsourcing jest działaniem długoterminowym i tworzy zupełnie nowy rodzaj więzi pomiędzy Twoimi firmami partnerskimi. Taki układ partnerski, nie jest relacją typu: dostawca-odbiorca, lecz to układ w którym obie strony mają wygrać, (win-win). Szereg czynności - a niejednokrotnie całych przedsięwzięć z takich  dziedzin jak: badania marketingowe, reklama, public relations, informatyka, obsługa ekonomiczna oraz seminaria i szkolenia do tej pory Wykonywałeś własnym personelem i  środkami firmy. Od teraz Możesz zlecać  to zewnętrznym wyspecjalizowanym wykonawcom. Fakt, że wystąpić tutaj mogą o wiele bardziej skomplikowane działania i formy współpracy niż ma to miejsce w przypadku zwykłej, standardowej umowy zlecenia. Z moich badań wynika, iż najbardziej popularne przestrzenie oddawane w outsourcing to:  chyba numer 1. czyli finanse, podatki i rachunkowość, a więc  biura rachunkowe,  obsługa kadrowo ZUS-owska, zaopatrzenie, oczywiście szkolenia i obsługa informatyczna. Z bardzie zaawansowanych:  audyt wewnętrzny, zarządzanie środkami trwałymi, zarządzanie wydrukiem, dokumentami i archwizacja oraz obsługa klienta.             Co Zyskujesz na outsourcingu? Ano podstawową korzyścią jest oszczędność czasowa - płynąca z pozbycia się funkcji ubocznych i pomocniczych. Drugi główny argument przemawiającym za stosowaniem przez Ciebie outsourcingu - to redukcja kosztów. To jasne, że zastosujesz outsourcing wtedy, gdy dostępne zasoby zewnętrzne czy oferta są tańsze od wewnętrznych. Według mnie nadszedł czas na to by stosować outsourcing w celu dążenia do realizacji Twoich usług na najwyższym możliwym poziomie. Gdzie wynajmujesz człowieka lub firmę o najwyższych kwalifikacjach do wykonania tego zadania. Ale również specjalizacja pracy czy Twoja pełna koncentracja na funkcjach biznesowych, czyli „nie rozmienianie się na drobne” Lu dostęp do know-how i specjalistycznej wiedzy. To właśnie stosowanie outsourcingu pozwoli Ci na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach  Twojej firmy. Wtedy to właśnie Twoja firma osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Jestem też przekonany, że firma Twa znacznie poprawi swą elastyczność, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich - również zwiększy wydajność. Takie usługi, dzięki outsourcingowi, dają dostęp do wiedzy i doświadczenia liderów rynkowych (przyp. autora: benchmarking) oraz ogólnoświatowej bazy danych. Firma i jej konsultanci skierowani do współpracy z Twoim przedsiębiorstwem, „za jednym pociągnięciem” korzystają z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych, porad innych ekspertów, (patrz: Stowarzyszenie „Wolna Przedsiębiorczość”. Zatrudnienie zewnętrznych „szpeców” jest związane z efektywniejszym wykorzystaniem czasu - konsultant pracuje tylko wówczas, gdy jest rzeczywiście potrzebny, niekoniecznie na pełnym etacie. Takie rozwiązanie powoduje nie tylko redukcję kosztów, ale i ryzyka związanego z poszukiwaniem i zatrudnieniem własnych specjalistów i to na długotrwały okres.                                             Podsumowując, katalog  korzyści dla Twojej firmy z outsourcingu jest ogromny a główne z nich to, że: zapewnia najwyższą jakość usług w oparciu o doświadczenia oraz specjalizację firm je świadczących; umożliwia koncentrację na podstawowych celach strategicznych Twojej firmy;  zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności; pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych; odciąża różne działy Twojej firmy. Pamiętaj jednak, że podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu, można wiele zyskać, ale można też wiele stracić. Jak każdy projekt outsourcing ma oczywiście i negatywy. Zagrożenia widzę logiczne i pojawiają się one zarówno w Twojej firmie oddającej część swoich zadań w cudze ręce, jak i po stronie firmy której zewnętrznie zlecasz. Taką ewentualną pułapką może być chęć zbyt dużej redukcji kosztów. Optymalizacja wydatków jest największą korzyścią płynącą z outsourcingu, ale zbyt duży nacisk na ich zmniejszenie może doprowadzić Twoją firmę jak i tę outsourcingową do działania na granicy rentowności, co na pewno obniży jakość projektu. Dojść może również do wyboru firmy outsourcingowej na podstawie relacji pozamerytorycznych.                           Uważaj na niebezpieczeństwo pułapki, w którą łatwo można wpaść. Mianowicie zbytnie delegowanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg programu, typu „zleciliśmy – mamy z głowy” jest z reguły zgubne . Zatem pilnujemy zasady, że można nam delegować, zlecać wykonania wielu zadań, ale nie można delegować odpowiedzialności.                                                     Siłą rzeczy negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie. Dlatego tak ważne jest właściwe wybranie firmy outsourcingowej.

Konkludując, chyba nie muszę nikogo z Was czytelnicy informować, że outsourcing ma swoje wady i zalety. Należy korzystać z tej usługi, ale bardzo odpowiedzialnie i zgodnie z pewnymi założeniami. Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych. Trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się z umocnieniem pozycji firmy. Błędnie podjęta narazi nas na zwiększone koszty i zmniejszenie wartości organizacji.

I jak zwykle ZAPRASZAM do uszczegółowienia, dyskusji czy pogłębienia tematu. I chyba nikogo nie musze przekonywać, że w wielu dziedzinach i bardzo wiarygodną usługę outsourcingu świadczą specjaliści mojego Stowarzyszenia „Wolna Przedsiębiorczość” .