odc.60. Zarządzanie przez odchudzanie

Zarządzaj w  swojej firmie poprzez  „odchudzanie”, czyli lean management (LM).

Zarządzanie poprzez wyszczuplenie Twojej firmy to jedna,  z całej gamy, prostych metod zarządzania. Dotyczy głównie struktury organizacyjnej Twojej firmy, procesów i administrowania. Jest to tez jedna z wielu koncepcji stanowienia strategii rozwoju organizacyjnego inaczej nazywanych: zarządzaniem zmianami. Ażeby taka strategia miała szanse realizacji w Twojej firmie cały personel a właściwie wszystkie Twoje zasoby muszą przyjąć jednakowy sposób myślenia. Mianowicie:

1.       ekonomiczność – czyli optymalizacja ekonomiczna i  eliminacja wszelkiego marnotrawstwa w Twojej firmie,

2.       wrażliwość na otoczenie i jego zmiany oraz reagowanie adaptacyjne,

3.       myślenie perspektywiczne czyli przewidywanie, opisanie i kształtowanie wszelkich działań w przyszłości,

4.       całościowość albo globalność czyli przewidywanie efektów całościowych i pełna determinacja oraz odwaga wobec ich złożoności i wielkich komplikacji,

5.       elastyczność, wszechstronność i dynamiczność, tak by wykorzystać wszystkie posiadane przez Ciebie zasoby.

Tak naprawdę to kompleksowe myślenie kategoriami efektywnościowymi powinno doprowadzić Ciebie do rozróżnienia procesów ważnych (kamieni milowych) od mniej istotnych a na pewno wyeliminować marnotrawstwo w całym łańcuchu tworzenia wartości (value chain) dla każdego miejsca i produktu Twojej firmy .

Owy system tworzenia wartości powinien obejmować w zależności od specyfiki firmy przynajmniej cztery węzły zarządzania:

1.       komunikację na linii: marketing-sprzedaż-produkcja-service,

2.       przygotowanie produkcji (od koncepcji do konstrukcji gotowej do produkcji),

3.       tzw. zarządzanie informacjami, (od przejęcia zlecenia do dostawy),

4.       zaopatrzenie, transformację materiałową (od surowca do produktu finalnego).

Te cztery  główne etapy zarządzania i  w tej przestrzeni powinny być rozpatrywane równolegle i niezależnie w omawianym systemie lean management. I tym głównie Lean Management różni się od reengineeringu,  (kolejna metoda nowoczesnych metod zarządzania, którą omówię przy innej okazji), który dopuszcza rozpatrywanie wybranego, pojedynczego procesu kluczowego, np. przebiegu realizacji zleceń.                                                                                                                                                 Prowadząc badania literaturowe, (nieco szersze niżby wynikały z mojego doktoratu), wywiodłem wniosek, iż oprócz pięciu zasad innowacyjnego myślenia wymienia się w opracowaniach badawczych, dodatkowo również dziesięć „zasad organizacji i zarządzania w systemie Lean Management. Są to rekomendowane również przeze mnie następujące zasady:

1.       ciągłego ulepszania

2.       priorytetu wartości dodanej,

3.       efekt synergii czyli pracy grupowej,

4.       bezpośredniego rugowania przyczyn błędów, (to nie brakarstwo)

5.       odpowiedzialnej i świadomej wrażliwości indywidualnej,

6.       feedback czyli informacja zwrotna, (sprzężenie tychże),

7.       „kto rządzi firmą: klient a więc zawsze racji klienta,

8.       ujednolicenia procedur i standaryzacji,

9.       przewidywalność i obliczalność,

10.    ciągłego i stopniowego doskonalenia.

Kilka z nich leciutko doprecyzuję lub wskaże przykładowe rozwiązania. I tak: praca grupowa, we współczesnej firmie i nowocześnie wykonywanej produkcji powinna odgrywać kluczową rolę. Wynika to z następujących powodów: percepcja grupy jest z natury rzeczy bardziej globalna niż percepcja pojedynczej osoby, efekt uzyskiwany w grupie stanowi wartość dodaną (efekt synergii) i jest większy niż zwykła suma efektów indywidualnych, a w razie niepowodzenia „pojedynek” uzyskuje wsparcie z działania grupy. Zaś grupa stanowi rodzaj więzi pomiędzy pracownikami i przedsiębiorstwem. /Zadaj sobie pytanie: dlaczego gęsi w długą trasę lecą w grupie i w jednym kluczu? Bo oprócz innych efektów pracy w grupie jest ten, iż zyskują ponad 70% efektywności lotu. Wiedziałeś?

 Ciągle ulepszanie. Wśród wszystkich koncepcji i metod wykorzystywanych w systemie Lean Management, w literaturze „lwia część” przytoczeń stanowi  japońska koncepcja Kaizen. Oznacza ona proces ciągłej poprawy i doskonalenia ulepszania. Etapy procesu ciągłego ulepszania stanowią ideę przewodnią Lean Management. U podstaw ciągłego ulepszania leży przekonanie, że nie ma niczego, co nie mogłoby być udoskonalone, i że wszystkie osoby realizujące dany proces powinny czynnie uczestniczyć w jego udoskonaleniu. /*

Zawsze na czele „efekt synergii, czyli wartości dodanej. Wartość dodaną tworzą nie tylko: czas zużyty na wytworzenie produktu, myśl techniczna wykorzystana podczas jego konstruowania czy materiały, z których uzyskano jego części składowe, ale także wymagania rynku wynikające z potrzeb potencjalnych klientów. Wartość produktu w ogóle zależy od subiektywnej oceny klienta i warunków rynkowych, w jakich jest dystrybuowany. W przedsiębiorstwach promujących według systemu Lean Management mniejszy nacisk kładzie się na kontrolę jakości już wykonanych produktów czy półfabrykatów, a zasadniczy na ich bezusterkowe wykonanie./*

Nie wyobrażam sobie w biznesie odpowiedzialności grupowej. Czyli tak naprawdę nikt nie jest winny. Zasada odpowiedzialności osobistej przejawia się głównie w tym, że celem staje się przekazanie odpowiedzialności bezpośrednim wykonawcom zadań. Po osiągnięciu tego celu decyzje podejmowane są na najniższym szczeblu operacyjnym. Warunkiem koniecznym wdrożenia w życie tej zasady jest podniesienie kwalifikacji wykonawców do poziomu pozwalającego na podejmowanie skutecznych i efektywnych decyzji./*

Feedback czyli sprzężenie zwrotne. Prezentowany przeze mnie Lean Management zakłada, iż nawet w warunkach pracy schematycznej i taśmowej można wyzwolić potencjał twórczy pracowników. Punktem wyjścia takiego przekształcenia jest doprowadzenie różnorodnej informacji do szczebla wykonawczego. Informacja szczegółowa o wynikach uzyskiwanych przez poszczególnych pracowników dociera w sposób spektakularny do adresatów, by na zasadzie sprzężenia zwrotnego spowodować perfekcję wykonania zadań.

To kolejna oczywista oczywistość, ze klient ma zawsze rację.  Zasada ta polega na tym, że cały proces wytwarzania produktu, od fazy zaopatrzenia po fazę dostawy, jest podporządkowany potrzebom klienta i danym rynkowym. Przy czym klient rozumiany jest bardzo szeroko. /Gdzie np.: dozorca jest niejako klientem firmy w której pracuje, bo tak naprawdę firma nigdy nie zostanie otwarta jeśli ON nie otworzy, „odkluczy” drzwi wejściowych dla jej pracowników/.

Ujednolicenie procedur, czynności i standaryzacja jest wręcz charakterystyczna dla LM jest rotacja stanowiskowa: pracownicy odbywają swoista wędrówkę po różnych stanowiskach związanych z wytwarzaniem danego produktu. Aby ułatwić to przechodzenie od stanowiska do stanowiska, w Lean Management stosuje się standaryzację wykonywania operacji.

Natychmiastowa eliminacja przyczyn błędów. W metodzie LM wielką wagę przywiązuje się do badania jakości, w tym także do statystycznej kontroli jakości. Jest to związane z przeświadczeniem, że ujawnione wady i usterki są tylko symptomami bardziej złożonych słabości badanego systemu. Z tego względu w Lean Management wykrycie błędu traktuje się jako pewnego rodzaju szansę ulepszenia źle funkcjonującego systemu czy procesu. Warunkiem wykorzystania tej szansy jest poznanie przyczyn powstawania błędu. Dlatego w LM radzę przyjąć jako pomocną wskazówkę, by poszukując przyczyny Waszych błędu, stawiać sobie po wielokroć pytanie: dlaczego?”.

To, że należy zawsze przewidywać chyba Was nie trzeba przekonywać.  W opisywanym systemie ma to ogromną wagę i powinno i u Was, aby w planowaniu przyszłej działalności uczestniczyli prawie wszyscy pracownicy ze szczebla wykonawczego. Wiąże się to z delegowaniem i poziomym i pionowym wielu decyzji. Przygotowanie decyzji w systemie LM zakłada nie tylko wykorzystanie wiedzy, zawartej w formie pisemnej i danych liczbowych, ale także doświadczenia wykonawców i niższego kierownictwa, które niejednokrotnie przybiera postać „argumentów emocjonalnych".

Ciągłe i stopniowe doskonalenie to kolejna,  żelazna powinność Waszej firmy. Stopniowe i ciągłe doskonalenie działalności przedsiębiorstwa. Nawet li tylko utrzymanie dotychczasowego poziomu też wymaga strategii stosowanej i przeze mnie i  przez wspinaczy alpinistów. Oni zawsze stosują metodę dobrze obmyślanych i drobnych kroków by dojść na szczyt. W systemie Lean Management nie ma bowiem zabezpieczeń w postaci licznych stanowisk kontroli międzyoperacyjnej, pociągających za sobą nakłady finansowe i czasowe. W tej sytuacji „zły krok" na danym stanowisku grozi progresywnymi stratami na innych, współdziałających stanowiskach.

Na całą resztę problematyki i rozszerzenie „zamarkowanego” tematu zapraszam do konsultacji indywidualnych.